Przeprowadzka dużego biura w 4 krokach

Przeprowadzka firmy, korporacji wcale nie musi być uciążliwa. Wszystko zależy od właściwego zaplanowania i przygotowania. Cały proces relokacji zaczyna się długo przed wyznaczonym dniem przenosin. Zacznijmy od początku.

Krok 1 – planowanie

Na tym etapie należy ustalić wszystkie kluczowe kwestie związane z przeprowadzką. To właściwy czas na przygotowanie projektu aranżacyjnego nowej powierzchni. Wszystkie kwestie związane z rozmieszczeniem mebli, łączy, floorboxów powinny być omawiane w pierwszej kolejności. Kluczową kwestią jest również właściwe usytuowanie pracowników czy to w zespołach na przestrzeni open space lub w pojedynczych pokojach. Dobrze gdyby działy mające największą korelację ze sobą znalazły się blisko siebie. W kroku pierwszym zadbaj o przygotowanie właściwego harmonogramu przygotowań. Określ terminy realizacji podwykonawców , którzy będą przygotowywać nową powierzchnię np, podłączenia łącza internetowego lub dostawy nowych mebli. Zaplanuj wstępny termin zmiany siedziby tak aby w jak najmniejszy sposób przeszkadzał w codziennym funkcjonowaniu twojej firmy.

Krok 2- przygotowanie

Kiedy plan nowej powierzchni jest gotowy, wszystkie biurka zostały już „obsadzone” i wstępnie wiesz kiedy ma się odbyć przeprowadzka zacznij działania przygotowawcze. Zbierz szczegółowe informacje od poszczególnych działów czego będą oczekiwać podczas przenosin. Np. czy są jakieś zespoły, które pracują 24/7 i ich praca nie może być przerywana lub też czy dział księgowo kadrowy nie potrzebuje specjalnego nadzoru podczas transportu dokumentów wrażliwych? Może dział IT posiada specjalistyczne sprzęty lub prototypy, które wymagają szczególnego zabezpieczenia i dedykowanego transportu? Im więcej informacji pozyskasz tym łatwej będzie Tobie wybrać właściwą firmę do przeprowadzki. Stwórz wstępny plan, który będzie uwzględniał kolejność relokowanych zespołów jeśli będzie to miało znaczenie.

Krok 3 – wybór firmy przeprowadzkowej

W przypadku zmiany mieszkania lub domu można zrobić to we własnym zakresie. Wypożyczyć busa i poprosić o pomoc kogoś z rodziny lub sąsiada. Przenosząc duże biuro będziesz potrzebował solidnego partnera. Musisz wybrać profesjonalną firmę do relokacji. Sprawdź jaka jest najlepsza firma przeprowadzkowa w twojej okolicy i zaproś przedstawiciela na spotkanie. Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy?

Zakres oferowanych usług, które mogą być pomocne np. podłączenie i rozłączenie sprzętów IT, pakowanie dokumentacji, niszczenie dokumentów, utylizacja lub odkupienie starych mebli itd. Zawróć uwagę aby firma zapewniała komplet materiałów pakowych takich jak kartony, etykiety, folie bąbelkową, plomby na dokumenty wrażliwe, taśmę klejącą, zabezpieczenia monitorów.
Zapytaj przedstawiciela jak duży zespół planuje przysłać oraz czy prace będzie nadzorował koordynator. Dobre firmy przeprowadzkowe przydzielają co najmniej jednego koordynatora na każde przeprowadzane biuro. Sprawdź referencję i porównaj oferty. Pamiętaj, iż ceny ofert mogą być znacząco różne. Wybieraj tylko profesjonalne firmy, które posiadają własne, duże zaplecze sprzętowo – kadrowe, porządne ubezpieczenie oraz wieloletnie doświadczenie. Nie tylko unikniesz kłopotów ale także sama relokacja przebiegnie bezproblemowo.

Krok 4 – realizacja

Jeśli wszystko zostało zaplanowane i wybrałeś zaufaną firmę przeprowadzkową same przenosiny są najprostszym etapem. Duży i sprawny zespół oraz kompetentny koordynator zajmą się wszystkim. Ich zadaniem będzie ustawienie mebli zgodnie z otrzymanym planem, rozłączenie i podłączenie sprzętu (jeśli zdecydowałeś się na taką opcję), dostawa kartonów i sprzętu do wskazanych stanowisk. Po zakończeniu procesu relokacji upewnij się wraz z koordynatorem, ze wszystko zostało zabrane oraz, że wszystkie elementy w nowej lokalizacji znajdują się we właściwym miejscu.

Powodzenia!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to top