Jak utylizować dokumenty firmowe

Jak przeprowadzić utylizację dokumentów firmowych?

Niszczenie dokumentów jest czynnością, od której nie ucieknie żadna działalność gospodarcza, bez względu na to, czy jest to duża, prężnie działająca firma, czy też mniejszy podmiot. A jak dokonać utylizacji dokumentów przedawnionych w taki sposób, aby nie ryzykować ich odtworzenia? Wbrew pozorom nie jest to proste zadanie. Na początek, powinniśmy dokładnie zweryfikować, które dokumenty możemy niszczyć i jak należy to zrobić.

Czy dokumenty firmowe można utylizować?

W świetle prawa niszczenie dokumentów firmowych uznawane jest za jedną z form przetwarzania danych. Oznacza to, że taka utylizacja musi być na tyle efektywna, aby dane poufne zawarte w tych dokumentach były bezpieczne i nie nadawały się do odzyskania.

RODO, czyli Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, precyzuje, że do niszczenia dokumentów niejawnych zobowiązane są zarówno podmioty publiczne, takie jak urzędy, szkoły czy szpitale, jak i prywatne firmy. Przepisy nie regulują natomiast sposobu utylizacji dokumentów firmowych czy urzędowych. Nie ma takich zapisów, w których ustawodawca narzucałby konieczność zastosowania profesjonalnych niszczarek do dokumentów czy też skorzystania z usług firm zewnętrznych. Natomiast wyraźnie określone jest, że sam proces niszczenia, a także przekazanie dokumentacji i utylizacja pozostałości muszą zapewniać pełną ochronę danych osobowych.

Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty niejawne?

Drugim ważnym aspektem jest selekcja dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. Generalnie, należy utylizować wyłącznie dokumenty nieaktualne. Warto przy tym pamiętać, że ustawowy okres ich przechowywania może być różny. Przykładowo, dokumentacja medyczna przechowywana jest aż 22 lata, natomiast księgi rachunkowe – do 5 lat. Co również istotne, niszczenie dokumentów niejawnych obejmuje nie tylko dokumentację papierową. Dotyczy to również danych na różnego typu nośnikach. Praktycznie każdy podmiot korzysta przecież m.in. z pendrive’ów, płyt CD, DVD czy też przenośnych dysków twardych. W RODO ustawodawca narzuca nam bezpieczne utylizowanie danych przechowywanych również w taki sposób.

Czy korzystanie z firm do niszczenia dokumentów jest bezpieczne?

Aby utylizacja dokumentów firmowych była bezpieczna, mamy do wyboru dwie metody. Możemy przeprowadzić samodzielne zniszczenie danych lub skorzystać z usług firmy zajmującej się profesjonalnym niszczenie dokumentów firmowych. Samodzielny proces utylizacji wymaga jednak posiadania odpowiedniego sprzętu, a konkretnie niszczarki o dobrych parametrach, określonych przez ustawodawcę. Dlatego też znacznie wygodniejszym rozwiązaniem jest profesjonalne niszczenie dokumentów przez solidną firmę zewnętrzną. Profesjonaliści oferują nie tylko usługę samej utylizacji, lecz także przekazują swoim klientom pojemniki lub worki, które są zabezpieczane i przewożone, a po całym procesie następuje chemiczna utylizacja ścinek, która gwarantuje, że dokumenty nie zostaną odtworzone.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

Scroll to top